Créer un événement à partir d’un modèle

Un modèle vous fournit un point de départ. Vous donnez ensuite à l’événement sa date, son heure de référence et les personnes qui y participeront.

Avant de commencer

Il vous faut le droit de créer des événements, un modèle disponible dans votre organisation et les informations propres à cette date. Préparez le premier événement sur ordinateur pour pouvoir relire l’ensemble des réglages.

Notre exemple utilise le modèle « Concert en soirée », avec un début du spectacle à 20:00.

1. Choisissez votre point de départ

1. Ouvrez Événements, puis Nouvel événement.
2. Choisissez Partir d’un modèle.
3. Sélectionnez votre modèle, puis Suivant.

Si aucun modèle n’est proposé, vérifiez l’organisation sélectionnée et faites préparer un modèle d’événement.

2. Renseignez cette occurrence

Dans Infos, renseignez le nom, la Date et l’Heure de référence. Choisissez une date réelle et « 20:00 » pour notre exemple. Vérifiez le Fuseau horaire et les champs demandés par votre organisation.

L’heure de référence devient H0 pour la trame. Elle n’est pas nécessairement l’heure d’arrivée des équipes. Activez L’événement est sur plusieurs jours seulement si vous avez besoin d’une date de fin distincte.

3. Vérifiez ce qui a été proposé

Poursuivez avec Suivant et relisez chaque étape affichée :

• Équipes : vérifiez les équipes mobilisées et leurs responsables. Selon le modèle, la sélection des équipes peut être fixée.
• Postes à pourvoir et Participants : lorsqu’ils sont proposés, ajustez les besoins, les personnes et leurs accès. Un poste peut rester vacant.
• Modules : lorsque cette étape est proposée, vérifiez les modules actifs et leur visibilité.

Toutes ces étapes ne s’affichent pas systématiquement : elles dépendent de la préparation du modèle. Vérifiez aussi les responsables de l’événement.

4. Créez le brouillon

Sélectionnez Créer l’événement. L’écran de confirmation indique que l’événement est créé en Brouillon. Sélectionnez Ouvrir l’événement pour poursuivre vos vérifications.

Contrôlez les horaires des jalons, les équipes, les participants, les modules et les contenus repris. Avec notre trame, l’ouverture des portes doit se placer à 19:00 pour H0 = 20:00. Ajustez ce qui concerne cette date sans modifier le modèle utilisé pour les prochaines.

Résultat attendu

Vous disposez d’un événement daté, encore en brouillon, dont la préparation est vérifiée. Le passage en préparation ouvre les accès et déclenche les notifications prévues : utilisez Passer en préparation lorsque vous êtes prêt à partager le travail avec les participants.