Comprendre EventOps
EventOps vous aide à préparer vos événements et à coordonner vos équipes le jour J. Vous adaptez l’application à votre activité : les informations à recueillir, les outils à utiliser et la préparation à reprendre d’un événement à l’autre.
Un concert, une rencontre sportive et un salon n’ont pas les mêmes besoins. Votre organisation peut donc définir ses propres champs et préparer plusieurs modèles pour ses différents formats d’événements.
Un espace commun pour votre organisation
Votre organisation rassemble les membres, les équipes, les ressources partagées et les réglages. Un événement correspond à une date précise, avec ses informations, ses participants et son contenu.
Par exemple, une salle de spectacle peut préparer toute sa saison dans une même organisation, puis créer un événement pour chaque concert.
Des informations adaptées à votre activité
Un champ est une information à renseigner : un texte, un nombre ou un choix dans une liste, par exemple. Vous pouvez ajouter vos propres champs aux informations déjà proposées par EventOps.
Pour vos concerts, vous pourriez créer un champ « Artiste » et un champ « Nombre de spectateurs attendus ». Pour des rencontres sportives, vous pourriez préférer « Adversaire » et « Compétition ». Ces exemples sont à créer selon vos besoins ; ils ne sont pas fournis automatiquement.
Les champs se définissent dans Réglages, dans la rubrique de l’élément concerné : Événement, Conducteur ou Checklists, par exemple. Vous pouvez aussi adapter les statuts du conducteur et des tâches pour suivre votre façon de travailler. Ces réglages nécessitent les droits de gestion correspondants.
Les champs sont définis une fois dans l’organisation. Dans chaque modèle d’événement, vous choisissez lesquels afficher et rendre obligatoires : « Artiste » pour vos concerts, par exemple. Les réglages par défaut des champs servent lorsque vous créez un événement sans modèle.
Une préparation à réutiliser
Les modèles vous évitent de préparer plusieurs fois ce qui se répète.
- Un modèle d’événement prépare notamment les informations à demander, les équipes proposées, les modules et leurs réglages.
- Un modèle de conducteur prépare le déroulement opérationnel à reprendre.
- Un modèle de checklist prépare une liste de tâches récurrentes.
Ainsi, un modèle « Concert en soirée » peut servir pour plusieurs dates. Chaque nouvel événement reçoit sa propre préparation, que vous vérifiez et adaptez à cette date.
Une trame complète cette préparation en plaçant des jalons autour d’une heure de référence : par exemple, l’ouverture des portes une heure avant le début du spectacle.
Comprendre un modèle d’événement
Les outils utiles à vos équipes
Pour chaque événement, vous choisissez les modules à activer : conducteur, checklists, main courante, documents, discussion… Les équipes retrouvent les outils et les informations auxquels elles ont accès pour préparer leur travail et suivre le déroulement de l’événement.
Commencer simplement
Vous n’avez pas besoin de tout personnaliser avant de commencer. Créez votre premier événement avec Partir de zéro, puis préparez vos champs et vos modèles à mesure que vos besoins se précisent.
Après un premier événement, Reprendre un événement passé offre aussi un point de départ pour réutiliser sa préparation lors de la création d’un autre événement.
Si vous découvrez l’application, commencez par créer un compte ou vous connecter, puis créer ou rejoindre une organisation.