Utiliser les checklists

Une checklist rassemble les vérifications à effectuer et conserve leur avancement dans l’événement : préparer une salle, contrôler les accès ou ranger le matériel.

Le module doit être activé. Vous devez avoir les permissions nécessaires pour créer une checklist dans l’équipe choisie ou réaliser ses tâches.

Partir d’un modèle

1. Ouvrez Checklists dans l’événement, puis Importer.
2. Dans Depuis un modèle, choisissez le modèle à copier.
3. Vérifiez l’Intitulé, la responsabilité indiquée et le récapitulatif de l’import. Si une équipe vous est demandée, choisissez celle qui recevra la checklist.
4. Sélectionnez Importer.

La nouvelle checklist s’ouvre avec ses tâches. La responsabilité et la visibilité dépendent du modèle et de vos droits ; Réglages de cette checklist permet de les consulter. Modifier ensuite le modèle ne change pas cette copie.

Depuis une checklist ouverte dont vous pouvez modifier la structure, l’import propose aussi d’ajouter les tâches à cette checklist. Relisez la destination et le récapitulatif avant de confirmer.

Si l’import est indisponible, vérifiez qu’un modèle compatible et une destination autorisée sont disponibles. Pour partir sans modèle, utilisez Nouvelle checklist.

Ajouter une tâche

Sélectionnez Tâche. Renseignez Ce qu’il faut faire, puis les Précisions utiles. Choisissez une échéance et un responsable dans Qui si nécessaire, puis Créer la tâche.

Une échéance liée à un jalon suit ce repère. Une tâche peut aussi rester sans échéance. Un rôle dynamique permet d’attribuer le travail au titulaire de ce rôle dans l’événement.

Activez Chacun coche sa part lorsque chaque personne assignée doit confirmer elle-même : la tâche n’est terminée que lorsque toutes ont coché. Cette option n’est pas disponible sur une tâche qui pose une question.

N’activez une photo obligatoire, une question ou une dépendance que si cela correspond au contrôle attendu. Une dépendance peut empêcher de terminer la tâche tant que son préalable ne l’est pas.

Effectuer le travail

1. Choisissez Pour moi, une équipe ou une checklist précise pour retrouver les tâches utiles.
2. Ouvrez la tâche et lisez ses consignes.
3. Effectuez la vérification, puis Valider ou choisissez le statut adapté.
4. Fournissez la photo ou la réponse demandée, le cas échéant.

La validation affiche la tâche terminée, avec la personne et l’heure de validation. Le compteur de la checklist progresse, par exemple de 0 / 1 à 1 / 1. Cela ne signifie pas que chaque membre l’a validée individuellement.

Sur une tâche Chacun coche sa part, le bouton devient Cocher ma part. Un compteur, par exemple 1/2, indique combien de personnes attendues ont coché ; le détail de la tâche liste chacune avec son heure. La tâche se termine quand la dernière a coché, et personne ne coche à la place d’une autre. Si les personnes attendues changent, par exemple après un remplacement, le compteur est recalculé et la tâche peut se rouvrir. Selon vos droits, Retirer ma part annule votre validation et Rouvrir pour tous efface toutes les parts.

Une tâche terminée peut être masquée : ouvrez le filtre Ce qui est fait : masqué pour afficher les tâches terminées. Le bouton Afficher les tâches terminées peut aussi être proposé lorsque la liste est vide.

Si vous ne pouvez pas réaliser le contrôle, utilisez Problème et décrivez la situation. Résoudre le problème et terminer la tâche sont deux gestes distincts. Pour demander conseil en conservant le contexte, utilisez En parler dans le chat depuis le détail de la tâche.

Préserver et relire

Verrouiller fige la structure de la checklist sans remplacer le suivi des tâches. Utilisez les filtres, les vues Liste et Tableau pour relire les travaux restants. Exporter permet d’emporter une version datée ; elle ne reçoit pas les changements ultérieurs.