Suivre les présences
Les présences indiquent qui est arrivé, encore sur place ou parti. Elles se suivent dans l’Annuaire de l’événement, auprès des personnes concernées.
Le suivi doit être activé. Les réglages définissent notamment l’ouverture du pointage, la possibilité de se pointer soi-même et le suivi de l’arrivée seule ou de l’arrivée et du départ. Pointer pour une autre personne demande les droits correspondants.
Pointer une présence
- Ouvrez Annuaire et recherchez la personne.
- Ouvrez sa fiche, puis la zone Présence.
- Utilisez Pointer l’arrivée lorsque la personne arrive.
- Si le suivi des départs est actif, utilisez Pointer le départ à son départ. Un nouveau passage se note avec Pointer un retour.
Les onglets Pas encore arrivé, Présent, Parti et Absent aident à retrouver la situation recherchée. Une personne pas encore arrivée n’est pas automatiquement déclarée absente.
Un pointage ne donne ni ne retire une fonction, un rôle dynamique ou des permissions. Il décrit la présence, pas l’affectation du travail.
Déclarer une absence
Dans la fiche, choisissez Déclarer absent, indiquez le motif et un commentaire utile, puis confirmez. Le motif et le commentaire sont réservés aux responsables autorisés ; les autres participants voient l’état d’absence.
Une absence ne redistribue pas automatiquement les responsabilités. Après déclaration de l’absence, si vos droits permettent de remplacer la personne et qu’aucun remplacement n’est déjà actif, Remplacer apparaît dans sa fiche. Dans un événement encore ouvert, choisissez la personne qui prend le relais, relisez les rôles dynamiques, les tâches nominatives à transférer et les droits proposés avant Confirmer le remplacement.
Corriger et clôturer
Utilisez Corriger pour signaler une heure erronée et indiquez un motif. Une correction de votre propre pointage peut être soumise à un responsable ; l’ancienne valeur reste conservée.
À la fin, Clôturer les présences permet de traiter les arrivées sans départ. Saisissez une heure connue ou laissez la période À régulariser. EventOps ne déduit pas automatiquement le départ de l’heure de fin de l’événement.